隨著6月16日勞基法施行細則公告，一例一休即將進入七月開罰期，雖然目前有些地方政府仍持保留態度，但是我們必須要先因應。
嚴格說來，不是七月之前就不處罰，七月之前針對新法實施前的違法項目，勞檢開罰仍不手軟，七月之後也不會鬆懈。所以無論如何，守法仍為第一要務。
以下幾點提醒，未必全面，但都是要注意的事項：
一、留意重點開罰項目
以近期各縣市政府勞動局所公告的違反勞基法裁罰名單，包含6月22日新北市剛公告的，排名前三名分別如下：
第一名：未依法給加班費。加班費的請求權是五年，即使當下勞工沒要求，離職後投訴的非常多，所以該給的還是要給，這是員工付出所應得的。
第二名：使勞工超時工作。每天正常工作加延長工時12小時，這是天條，無論企業希望如何彈性，法令仍要保障勞工身心健康。
第三名：違反每七天有一天例假。這裡罰的還不是新的一例一休，而是舊的七天要有一天例假。請記住，除了四週變形、三例外函釋、84-1責任制工作者，都必須嚴守七休一規範。
二、勞健就退不可少
不管是全時工作、部分工時，或是我們說的正職、兼職，只要是適用勞基法的事業單位，雇主就要幫員工加保。由其是就業保險、勞退6%提繳，這是不管僱用幾個員工都需要的。
三、變形工時制度確認
因應一例一休，部分公司的排班調度會受到影響，若採用變形工時的彈性會比較大。由於八週、四週變形工時都必須是勞動部指定的行業才能適用，但二週變形只要適用勞基法的企業都適用，因此即使不符合八週、四週的企業，平常都週休二日的，還是建議公司內部先通過二週變形的適用，平常用不到，需要時彈性比較大。
變形工時適用，首先要先確認公司行業別適用哪一種，接著必須要召開勞資會議通過，這部分不需要員工個別同意，通過之後需要將變形方式公告。
另外，若是平常比照政府行事曆出勤的事業單位，可以比照適用八週變形工時，這是為了彈性連假而放寬的，不過勞資會議與公告的程序仍然不可少。
四、加班程序要完整
不管一例一休是否立刻開罰，延長工時工資未發這是原本勞基法裡就會開罰的項目，目前許多爭議是雇主主張員工留在公司不是加班，是在處理私事或是等人。即使有加班申請制度，但或許因為公司氛圍、主管暗示等因素而不敢申請，這部分若是無法舉證，勞檢仍會主張員工仍在公司提供勞務。
所以，除了加班申請制度，可以加入系統提醒，例如員工若未申請加班，下班時間到了未刷卡，可自動提醒員工若有加班需求，應盡速進行加班申請。另若是員工非因公逗留公司，務必建立機制，每次只要出勤異常就必須填報原因，而且這是平常就要做，勞檢來時能主動提供，接受度會比較大。
此外，加班是需要事前勞資會議通過，並取得員工個人同意才能實施的，除了勞資會議，員工個人部分可以在勞動契約上清楚載明，免得每次徵詢，不過員工若因健康或正當理由因素，是可以拒絕加班的。
五、加班費計算
法令規範是1又1/3、1又2/3的概念，實際換算成金額，是會以數字呈現，請記住應以1.34、1.67，而非1.33、1.66，因為後者會低於1又1/3、1又2/3。另外很重要一點提醒，得出的數字請無條件進位，而非四捨五入，理由也是四捨五入可能會低於1又1/3、1又2/3。
六、班表規則要明確
因為不同日期的加班費不一樣，而且一例一休也要看哪一天是例假日、哪一天是休息日，有無在各規定的週期內，因此建議先要把班表排好，如果可以的話請員工確認(簽名或電子)，盡量避免先有加班事實後，再來說該日的屬性，這會有爭議。
排班的原則，以一再說過，先排例假日、次排休息日，最後是國定假日。
七、出勤記錄務必要有
雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。這項罰9到45萬。
前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。這項罰2到100萬。
因為是否有超時工作，有沒有給加班費，出勤記錄都是重要的依據，所以這也是勞檢必查重點。
之前碰過有雇主代員工直接打下班卡，或是要求員工先打下班卡再繼續工作的，這都建議要改正，目前搜證工具很方便，雇主不須要給自己找麻煩。
出勤記錄形式不拘，但是要記載到分鐘，若是遇到勞檢或員工要求時，要列成書面提供。
另外，非常重要的一點，是休息日的打卡管制，因為以4小時為一單位，若雙方約定加班8小時，一不小心晚打卡，就變成12小時了。且一般慣例，一定是下班時間之後才打卡，提前打會變成早退，所以這部分務必留意。可以請員工提早或準時打，較安全做法是利用休息30分鐘卡斷，並於工作規則載明，避免因為晚了幾分鐘打卡造成爭議。
八、工資明細
這也是此次修法要注意的地方，工資明細上除了原有應記載的加項、減項，特別要求要將工資各項目計算方式明細都列出來，這也是讓勞檢在比對時，能夠很清楚看出工資與各項目發放狀況。
目前因為不同日的加班費率不同，薪資單上這部分務必要具體分開出來。此外，這也是書面或電子不拘，但是要讓員工可以隨時取得並且可以列印出來。
九、特休處理
此次的施行細則，對於年度終結，可由勞資雙方協商採取五種方式之一：週年制、曆年制、學年制、會計年度制與雙方約定。其實這有點多餘，只要一個雙方約定就全都包了。
雖然，這部分許多法界專家都有不同意見，這先不論。無論是採取哪種方式，都要留意，無論如何不能低於法定最低標準。一旦契約終止，仍必須要回到週年制來計算天數，而若是採取非週年制的企業，可能要留意一旦預先給假，契約終止如何處理問題。
以勞動部所舉例子說明：106年7月1日到職，107年1月1日起至6月30日止有3天假，107年7月1日起至108年6月30日止有7天假，所以若採用曆年制，107年1月1日起至107年12月31日止，應有3+3.5=6.5天假。
問題一：若員工在107年1月份就將6.5天假休畢，並於1月30日離職，公司是否要追討多休的3.5天假？
問題二：若員工在107年6月底前，先休了3天假；理論上剩下3.5天假，但員工於107年7月時希望一次休7天假，是否可以？
十、勞資會議
勞資會議越來越重要，請務必留意法定需要勞資會議通過的事項，例如實施變形工時或延長工時等，這些程序都要先完備，才不致違法。
十一、工作規則
因應法令變更，工作規則勢必會修改，這部分也是要盡速完成並送地方主管機關核備。
十二、勞動契約
有許多勞動條件與權益事項，都必須員工個別同意，且在雙方勞動契約中載明，所以HR也務必檢視並進行確認。
十三、內部說明會
這點非常重要，因應法令，公司的政策，化為實際作為，有許多是必須讓公司上下都要清楚的。
對員工，清楚法令與公司的規範，可以減少誤解與衝突。
對部門主管，個人以為這點是非常重要的，因為部門主管實際負責管理任務，但若不清楚法令，就容易觸法。
例如，目前仍有許多非HR主管不知道每日最長只能工作12小時；此外，目前有函釋，例假日與休息日可以混搭，只要避免連續工作七日即可，但是這個用來讓連續工作中斷的休息日，就絕對不能出勤，若主管不清楚，以為只要是休息日就可以請員工來加班，就有觸法的風險。
還是再次強調，許多項目是與一例一休無關的，勞基法已經實施許久。若以往不清楚法令，或是有意規避，積欠員工的部分，也是時候該導正了。而且這不該是怪罪於一例一休的理由！
文/曹新南 <看更多我的文章
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