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【曹新南專欄】一例一休將開罰 雇主注意事項

【曹新南專欄】一例一休將開罰 雇主注意事項

隨著6月16日勞基法施行細則公告,一例一休即將進入七月開罰期,雖然目前有些地方政府仍持保留態度,但是我們必須要先因應。嚴格說來,不是七月之前就不處罰,七月之前針對新法實施前的違法項目,勞檢開罰仍不手軟,七月之後也不會鬆懈。所以無論如何,守法仍為第一要務。

隨著6月16日勞基法施行細則公告,一例一休即將進入七月開罰期,雖然目前有些地方政府仍持保留態度,但是我們必須要先因應。
嚴格說來,不是七月之前就不處罰,七月之前針對新法實施前的違法項目,勞檢開罰仍不手軟,七月之後也不會鬆懈。所以無論如何,守法仍為第一要務。
 
以下幾點提醒,未必全面,但都是要注意的事項:
 
一、留意重點開罰項目
 
以近期各縣市政府勞動局所公告的違反勞基法裁罰名單,包含6月22日新北市剛公告的,排名前三名分別如下:
第一名:未依法給加班費。加班費的請求權是五年,即使當下勞工沒要求,離職後投訴的非常多,所以該給的還是要給,這是員工付出所應得的。
第二名:使勞工超時工作。每天正常工作加延長工時12小時,這是天條,無論企業希望如何彈性,法令仍要保障勞工身心健康。
第三名:違反每七天有一天例假。這裡罰的還不是新的一例一休,而是舊的七天要有一天例假。請記住,除了四週變形、三例外函釋、84-1責任制工作者,都必須嚴守七休一規範。
 
二、勞健就退不可少
 
不管是全時工作、部分工時,或是我們說的正職、兼職,只要是適用勞基法的事業單位,雇主就要幫員工加保。由其是就業保險、勞退6%提繳,這是不管僱用幾個員工都需要的。
 
三、變形工時制度確認
 
因應一例一休,部分公司的排班調度會受到影響,若採用變形工時的彈性會比較大。由於八週、四週變形工時都必須是勞動部指定的行業才能適用,但二週變形只要適用勞基法的企業都適用,因此即使不符合八週、四週的企業,平常都週休二日的,還是建議公司內部先通過二週變形的適用,平常用不到,需要時彈性比較大。
變形工時適用,首先要先確認公司行業別適用哪一種,接著必須要召開勞資會議通過,這部分不需要員工個別同意,通過之後需要將變形方式公告
另外,若是平常比照政府行事曆出勤的事業單位,可以比照適用八週變形工時,這是為了彈性連假而放寬的,不過勞資會議與公告的程序仍然不可少
 
四、加班程序要完整
 
不管一例一休是否立刻開罰,延長工時工資未發這是原本勞基法裡就會開罰的項目,目前許多爭議是雇主主張員工留在公司不是加班,是在處理私事或是等人。即使有加班申請制度,但或許因為公司氛圍、主管暗示等因素而不敢申請,這部分若是無法舉證,勞檢仍會主張員工仍在公司提供勞務。
所以,除了加班申請制度,可以加入系統提醒,例如員工若未申請加班,下班時間到了未刷卡,可自動提醒員工若有加班需求,應盡速進行加班申請。另若是員工非因公逗留公司,務必建立機制,每次只要出勤異常就必須填報原因,而且這是平常就要做,勞檢來時能主動提供,接受度會比較大。
此外,加班是需要事前勞資會議通過,並取得員工個人同意才能實施的,除了勞資會議,員工個人部分可以在勞動契約上清楚載明,免得每次徵詢,不過員工若因健康或正當理由因素,是可以拒絕加班的。
 
五、加班費計算
 
法令規範是1又1/3、1又2/3的概念,實際換算成金額,是會以數字呈現,請記住應以1.34、1.67,而非1.33、1.66,因為後者會低於1又1/3、1又2/3。另外很重要一點提醒,得出的數字請無條件進位,而非四捨五入,理由也是四捨五入可能會低於1又1/3、1又2/3。
 
六、班表規則要明確
 
因為不同日期的加班費不一樣,而且一例一休也要看哪一天是例假日、哪一天是休息日,有無在各規定的週期內,因此建議先要把班表排好,如果可以的話請員工確認(簽名或電子),盡量避免先有加班事實後,再來說該日的屬性,這會有爭議。
排班的原則,以一再說過,先排例假日、次排休息日,最後是國定假日。
 
七、出勤記錄務必要有
 
雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存五年。這項罰9到45萬
前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。這項罰2到100萬
因為是否有超時工作,有沒有給加班費,出勤記錄都是重要的依據,所以這也是勞檢必查重點。
之前碰過有雇主代員工直接打下班卡,或是要求員工先打下班卡再繼續工作的,這都建議要改正,目前搜證工具很方便,雇主不須要給自己找麻煩。
出勤記錄形式不拘,但是要記載到分鐘,若是遇到勞檢或員工要求時,要列成書面提供。
 
另外,非常重要的一點,是休息日的打卡管制,因為以4小時為一單位,若雙方約定加班8小時,一不小心晚打卡,就變成12小時了。且一般慣例,一定是下班時間之後才打卡,提前打會變成早退,所以這部分務必留意。可以請員工提早或準時打,較安全做法是利用休息30分鐘卡斷,並於工作規則載明,避免因為晚了幾分鐘打卡造成爭議。
 
八、工資明細
 
這也是此次修法要注意的地方,工資明細上除了原有應記載的加項、減項,特別要求要將工資各項目計算方式明細都列出來,這也是讓勞檢在比對時,能夠很清楚看出工資與各項目發放狀況。
目前因為不同日的加班費率不同,薪資單上這部分務必要具體分開出來。此外,這也是書面或電子不拘,但是要讓員工可以隨時取得並且可以列印出來。
 
九、特休處理
 
此次的施行細則,對於年度終結,可由勞資雙方協商採取五種方式之一:週年制、曆年制、學年制、會計年度制與雙方約定。其實這有點多餘,只要一個雙方約定就全都包了。
雖然,這部分許多法界專家都有不同意見,這先不論。無論是採取哪種方式,都要留意,無論如何不能低於法定最低標準。一旦契約終止,仍必須要回到週年制來計算天數,而若是採取非週年制的企業,可能要留意一旦預先給假,契約終止如何處理問題
以勞動部所舉例子說明:106年7月1日到職,107年1月1日起至6月30日止有3天假,107年7月1日起至108年6月30日止有7天假,所以若採用曆年制,107年1月1日起至107年12月31日止,應有3+3.5=6.5天假。
 
問題一:若員工在107年1月份就將6.5天假休畢,並於1月30日離職,公司是否要追討多休的3.5天假?
問題二:若員工在107年6月底前,先休了3天假;理論上剩下3.5天假,但員工於107年7月時希望一次休7天假,是否可以?
 
十、勞資會議
 
勞資會議越來越重要,請務必留意法定需要勞資會議通過的事項,例如實施變形工時或延長工時等,這些程序都要先完備,才不致違法。
 
十一、工作規則
 
因應法令變更,工作規則勢必會修改,這部分也是要盡速完成並送地方主管機關核備。
 
十二、勞動契約
 
有許多勞動條件與權益事項,都必須員工個別同意,且在雙方勞動契約中載明,所以HR也務必檢視並進行確認。
 
十三、內部說明會
 
這點非常重要,因應法令,公司的政策,化為實際作為,有許多是必須讓公司上下都要清楚的。
對員工,清楚法令與公司的規範,可以減少誤解與衝突。
對部門主管,個人以為這點是非常重要的,因為部門主管實際負責管理任務,但若不清楚法令,就容易觸法。
例如,目前仍有許多非HR主管不知道每日最長只能工作12小時;此外,目前有函釋,例假日與休息日可以混搭,只要避免連續工作七日即可,但是這個用來讓連續工作中斷的休息日,就絕對不能出勤若主管不清楚,以為只要是休息日就可以請員工來加班,就有觸法的風險。
 
 
還是再次強調,許多項目是與一例一休無關的,勞基法已經實施許久。若以往不清楚法令,或是有意規避,積欠員工的部分,也是時候該導正了。而且這不該是怪罪於一例一休的理由!
 
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標籤: 一例一休

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